Conheça os principais erros na folha de pagamento e saiba como evitá-los
Entenda quais são os principais erros relativos à folha de pagamento e entenda como eles devem ser evitados
Estar em dia com o Estado é essencial a fim de que sua empresa possa evitar problemas os quais possam, inclusive, afetar a continuidade do negócio; ficar longe de erros na folha de pagamento vai ajudar você nessa questão.
Mas precisamos admitir, isso nem sempre é uma tarefa fácil, tendo em vista a quantidade de detalhes aos quais você precisa se atentar quando se trata desse assunto.
O que é a folha de pagamento?
Podemos entender como folha de pagamento o cálculo de salários, de tributos e de contribuições que sua empresa precisa pagar no que se refere a seus colaboradores.
Ela precisa ser elaborada de acordo com número diversificado de leis, como, por exemplo:
- Consolidação das Leis do Trabalho – CLT (Decreto Lei nº 5.452, de 1º de maio de 1943);
- Lei 4090/1962;
- Lei 4.749/1965;
- Convenções Coletivas de trabalho.
Nesse cenário, é importante que, com o objetivo de evitar erros na folha de pagamento, sua empresa atente-se a aspectos como:
- Salários dos colaboradores;
- Imposto de Renda Retido na Fonte;
- INSS a recolher dos funcionários;
- Adicional de periculosidade;
- Adicional de insalubridade;
- Horas extras;
- Desconto relativo ao vale-transporte e à alimentação;
- Adicional noturno, dentre outros.
Ainda, o seu empreendimento deverá calcular os valores relacionados ao FGTS, ao INSS pago pelo empregador, bem como à transmissão de demonstrativos que sejam necessários, de acordo com o contexto.
Percebemos que é fundamental ter um conhecimento sólido ligado à legislação e às suas rotinas para que você evite erros na folha de pagamento.
Abaixo, relacionamos alguns artigos que vão ajudar você a ter mais eficiência em sua gestão:
- Ultrapassei o limite do MEI: e agora?
- Saiba as principais caracterísitcas da DIRF para a sua empresa
- Malha fina: saiba o que fazer para evitá-la
Por que é importante que ela seja calculada corretamente?
Sobre motivos para ter cuidado com esses pontos em sua empresa, temos muitos.
Por exemplo, o não cumprimento com as obrigações trabalhistas e previdenciárias pode fazer com que você tenha sérios problemas junto ao Estado.
Caso sua empresa passe por fiscalizações movidas pelo Ministério do Trabalho, poderá ser autuada e pagar multas de valores pesados.
Erros na folha de pagamento expõem o seu negócio a riscos trabalhistas, visto que colaboradores poderão mover processo contra o seu empreendimento caso haja violação de direitos.
Devemos considerar, ainda, os possíveis impactos na motivação de seus colaboradores. Adotar medidas que busquem evitá-los transmite aos seus funcionários a mensagem que você se preocupa com as garantias trabalhistas da sua equipe.
Esses são alguns dos motivos que tornam importante que você tenha muito cuidado ao lidar com esse tema.
Ver essa foto no Instagram
Quais os principais erros na folha de pagamento?
Nesse cenário, uma estratégia importante que vai ajudar você a evitá-los no dia a dia do seu empreendimento é conhecer os principais que podem afligir o seu estabelecimento.
Abaixo, listamos alguns deles.
Não cumprir prazos
Um dos equívocos mais comuns praticados pela empresa está relacionado ao atraso no pagamento do salário.
A CLT estipula que o pagamento deverá ser feito até o 5º dia útil do mês subsequente ao trabalhado, de acordo com o art. 459, § 1º; quando ele não é cumprido, você poderá ter que arcar com multas.
Sabemos que, muitas vezes, isso acontece por falta de disponibilidade em seu caixa, porém é importante buscar um controle financeiro eficiente a fim de evitar que problemas desse tipo afetem sua empresa.
Não considerar, de forma correta, toda legislação que trata sobre o cálculo da sua folha
Outro problema muito comum é não considerar, ao calcular a folha, a convenção coletiva de trabalho dos colaboradores.
Trabalhadores de determinadas categorias possuem convenção coletiva de trabalho específica, ou seja, documento que aponta direitos e deveres de patrões e de funcionários, os quais estão principalmente relacionados à remuneração.
Nesse contexto, é necessário não apenas conhecer, mas também considerar aspectos específicos da legislação trabalhista, ao calcular a remuneração dos seus funcionários, caso contrário você estará incorrendo em erro na folha de pagamento.
Mas não é somente isso, quem atua no cálculo da folha de pagamento precisa conhecer a dinâmica de alguns tributos, como o Imposto de Renda.
Isso porque, dependendo da remuneração dos seus colaboradores, poderá ser necessário realizar a retenção do IR.
Não automatizar seus processos
A maneira como você controla as informações e realiza todo o procedimento pode contribuir para a existência de erros na folha de pagamento.
Quanto maior a intervenção humana no processo, mais aumentam as chances de equívocos acontecerem.
Como eles podem ser evitados?
Nesse viés, a fim de que você tenha mais facilidade quanto ao cumprimento das suas obrigações trabalhistas e previdenciárias, inicialmente é preciso conhecer a legislação em profundidade, o que vai ajudar você a saber o que, de fato, necessita ser cumprido por sua empresa.
É necessário atentar-se, inclusive, ao envio de declarações como EFD-Reinf, DCTFWeb, Rais, dentre outras.
Além disso, é importante entender como diferentes tributos podem impactar o cálculo da sua folha de pagamento.
Inclui-se que é necessário ter um controle de caixa eficiente, isso evita a falta de cumprimento das obrigações e o aumento dos problemas, pois, como conversamos, atraso no pagamento de seus colaboradores pode fazer com que você tenha de pagar multas e com que exponha-se a maiores riscos trabalhistas.
Acrescentamos que é importante que o seu empreendimento conte também com um programa de gestão das informações adequado à sua realidade, que considere as movimentações ocorridas em seu empreendimento, preferencialmente que seja automatizado.
Lembre-se que, quanto menor for a interferência humana, menores serão as chances de erros na folha de pagamento.
Clique no link abaixo para saber mais sobre como um serviço especializado pode ajudar você a lidar com essa situação de maneira apropriada.
Audicoplan: soluções completas para facilitar a conformidade tributária e previdenciária da sua empresa
Como vimos em nosso material, existe uma quantidade muito grande de regras que devem ser seguidas a fim de evitar erros na folha de pagamento ao realizar o respectivo cálculo.
Nesse sentido, conhecer a legislação é o requisito básico para que ela seja calculada da forma correta.
Ainda, é necessário atentar-se ao pagamento dos salários, dos impostos e das contribuições dentro dos prazos estabelecidos. Ficar longe desse erro na folha de pagamento permite que o seu empreendimento fique distante de autuações.
Contar com um sistema automatizado para processar essas informações ajudará você nessa tarefa.
Dito isso, cabe lembrar que nós, da Audicoplan, somos uma contabilidade que entende de departamento pessoal, disponibilizamos a terceirização desses serviços a nossos clientes e vamos ajudar você a manter-se distante de erros na folha de pagamento.
Clique no botão abaixo, converse com um de nossos especialistas e saiba, de perto, as vantagens de contar com os nossos serviços!
PRESSIONE AQUI AGORA MESMO E FALE JÁ CONOSCO PARA MAIS INFORMAÇÕES!